Réunions, réunions, réunions: utilisation efficace du temps et un consensus pour réunions de l'Église

N'avez-vous pas tout simplement l'amour des réunions? Tout le monde vient; certains parlent, quelques notes prendre,
feuilles tout le monde ... et alors? Qu'est-il arrivé? La plupart d'entre nous vient de tenir des réunions un mal nécessaire - un énorme gaspillage de temps! Les réunions sont aussi le forum pour le pouvoir. Quelqu'un gagne - quelqu'un perd. Parfois, nous ne savons même pas pourquoi nous nous réunissons! Il ya une meilleure façon!

Être un chef d'orchestre qui doit se préparer à une répétition, je suis tombé dans une occasion qui
ouvert les yeux à une utilisation plus efficace du temps lorsque des groupes se réunissent pour faire
décisions, travailler sur les conflits, ou de formuler un plan. Certains font référence à ce style de course
une réunion que la pensée visuellement, de la planification de compression, de la planification créative,
ou de cartographie visuelle. Mais, pour moi, il est étroitement aligné sur mes compétences en tant que chef d'orchestre,
faire ressortir le meilleur chez chacun des participants et la construction d'un sentiment d'unité à travers la
processus. Le chef de file, dans ce cas, le facilitateur, contrôle le processus et le groupe
fournit le CONTENU. Comment cela est une grande! J'ai toujours déteste aller à une réunion où
quelqu'un tire hors de leur bouche pour arriver à leurs fins et le reste du groupe, il permet de
arriver! Ou, le groupe, sans directive claire, utilise le temps imparti sans
résultat tangible. La réunion se dilate pour remplir le temps alloué, quel que soit le
l'ordre du jour! Pas étonnant que nous détestons tous réunions!

Permettez-moi de vous offrir une meilleure façon, celle qui coïncide avec les compétences d'un conducteur.
Equipez-vous en tant que facilitateur compétent, ou d'embaucher un facilitateur de l'extérieur. Dans certains
cas, seul un facilitateur de l'extérieur peuvent atteindre les résultats souhaités. Si vous avez le temps de
planifier le processus, de le faire. Si ce n'est pas, d'embaucher un expert en gestion des processus.

Voici une définition des termes:
Facilitateur - Cette personne planifie la réunion, mène la réunion, et reste neutre.
Rester neutre est au cœur du processus. Si le groupe estime qu'un facilitateur
contrôle le contenu, il ne sera pas fonctionner efficacement. Le ratio de la planification à
temps de réunion est comme celle d'une répétition musicale. Deux à trois heures de la planification pour
chaque heure de la réunion est la norme. Il s'agit d'une exigence minimale si vous vous attendez
les résultats.

Le facilitateur du processus de contrôle, la participation des membres, et maintient le
groupe s'est concentré sur la bonne voie et. Le rythme de la réunion est cruciale pour la création
processus de planification. Toujours debout, toujours regarder les gens dans les yeux, toujours à l'écoute
attentivement exactement ce que les gens sont en indiquant, toujours essayer d'impliquer chaque personne dans la
processus.

L'animateur prévoit aussi la conception de la réunion. Remarquez que j'ai utilisé le terme
«Design» plutôt que «l'ordre du jour." Cela implique que vous avez fait plus que d'écrire vers le bas
quelques mots sur un morceau de papier, se sont réunis les gens, et l'a appelé à une réunion.

L'équipe du projet - Cette équipe peut être celui déjà en place. Si ce n'est pas, ensuite sélectionnez une équipe
qui n'est pas complètement d'un seul esprit. Par exemple, si vous prévoyez un public
événement musical, puis inclure une personne non-musicale dans le processus. Un trop grand nombre similaire
perspectives font un groupe aveugle à d'autres goûts ou des opinions. Un «étranger» ou non-
expert peut parfois permettre au groupe de connaître un changement de paradigme qui
pourrait être plus bénéfique, non seulement à ce ministère, mais peut-être à l'ensemble
l'organisation!

Une autre question importante est celle de permettre à des groupes d'individus, avec la totalité de leur
perspectives et des besoins individuels, afin de penser et fonctionner comme une équipe. Que votre
la facilitation est un projet unique avec une équipe que vous avez sélectionné uniquement pour cette tâche, ou si
vous utilisez ces principes avec une équipe permanente du personnel, amener les gens à envisager
eux-mêmes dans le cadre d'une entité plus importante est le but principal. Travailler pour le gagnant / gagnant
situation dans laquelle les individus sont remplies que le succès du groupe est manifeste.
La "Réunion"

Les points suivants sont essentiels à une réunion couronnée de succès:

o Toujours commencer et finir à l'heure! Même planifier la réunion pour les temps qui impliquent
la ponctualité, c'est à dire, 9:02-10:32 am promesse de début et de fin ponctuellement - et de le faire!
Toujours!

o siège du groupe en regard du support visuel, généralement autour de trois côtés d'une table
avec l'animateur à la quatrième côté. Certains animateurs utiliser de tampons graphiques. -Je utiliser
story-boards et des cartes de différentes tailles et de couleurs diverses. Avec les cartes, vous pouvez avoir
une plus grande flexibilité. Imprimez-les avec votre ordinateur et mettre l'accent sur différents
éléments à l'aide de différentes tailles et couleurs.

o Nommer ou de chercher un volontaire pour être un scribe ou un enregistreur. Enregistrez les actions et
idées du groupe où tout le monde peut voir. Cela permet au groupe de rester sur la bonne voie, et
leur rappelle ce qu'ils ont créé à ce jour.

o Informer les groupes de ne pas prendre des notes. Au lieu de cela, je vous envoie des notes de synthèse pour les moins de 48
heures. Cela permet à chacun de participer à parts égales (si elles ne sont pas à prendre des notes, puis
ils peuvent porter une attention) et veille à ce que tout le monde a les mêmes détails dans leur
notes.

o Idéalement, le groupe devrait être restreint - de 7 à 10 personnes. Cela permet à plein
la participation de chaque personne. Si le groupe doit être plus grand, puis laisser
les possibilités de fractionnement du groupe de discussion, remue-méninges résolution de problèmes, et
et d'autres activités. Lorsque le groupe revient ensemble, chaque section des rapports sur
ses résultats.

o Si quelqu'un a une personnalité dominante ou a un biais connu une forte, ne siège
eux dans une place prépondérante. Choisissez un coin de la table. Cela fait une différence,
vraiment.

o Planifier un calendrier qui comprend chaque partie de la réunion. Soyez prudent. Choses
prendre plus de temps que vous pourriez penser. Prévoir un résumé ou un débriefing à la fin, ou
le temps de mettre en place la prochaine réunion.

L'essence de la facilitation est différente de celle d'une réunion.

Les parties essentielles sont les suivantes:

o Clarifier - Donner son, des raisons claires pour la réunion. Les gens veulent savoir pourquoi
ils sont là et ce qu'ils doivent faire. Donnez aussi une ligne de temps pour l'ensemble de
projet. Est-ce que ça va prendre 3 mois ou tout simplement une réunion de deux heures? Donner l'
projeter un nom ou un titre, comme le titre d'un livre. Choisissez les mots avec soin, ils
va commencer à mettre l'accent pour l'équipe.

Exemples:

o Planification de la Retraite meilleure chorale jamais

o Création d'un ministère Awesome Music

o Comment recruter, d'équiper et motiver les membres au sein du ministère

o Définir - Préparer un exposé concis définissant l'objectif global (s) de la
équipe. Soyez précis. Puis définir les objectifs mesurables pour l'immédiat
réunion. Séparez les objectifs à long-terme et immédiats ainsi que la définition de ce
ne seront pas discutés lors de cette réunion. Faire des objectifs raisonnables pour l'instant
cadre imparti.

Exemples d'objectifs de livrables: (où concentrer notre énergie)

o Identifier les 10 façons uniques pour attirer de nouveaux membres de la chorale.

o Définir 5 concerts qui auront des l'église.

o Identifier et prioriser toutes les tâches pour le Conseil Choir.

Des exemples de hors-limites Articles: (où l'on peut perdre du temps)

Logement o sur les échecs passés

o Discussion tous les petits détails de chaque événement identifié

o Choisir des personnalités de ceux qui n'ont pas présente

Communiquer - Informer le groupe COMMENT le processus va fonctionner. Ils ont besoin de savoir
le tableau d'ensemble et comment ils sont censés contribuer au résultat final. C'est
le plus important, si chaque personne est censée contribuer.

Exemples:

o Premièrement, nous allons explorer toutes les options pour la question (le sujet) # 1.

o Ensuite, nous allons trier et de hiérarchiser ces options.

o Après le groupe donne du poids à des options, nous allons élaborer un plan.

o Tous ces étapes satisfaire le premier objectif.

Valider - Déterminer les faits communs sur le sujet et les présenter à
le groupe. Combien de fois a un groupe a passé du temps à débattre quelque chose qui était
clair dès le départ? Faire le terrain en jouant - donner à chacun les mêmes données à
commencer. Cela permettra d'économiser énormément de temps. Cela pourrait être appelé Contexte
L'information ou Givens ou faits de connaissances communes.

Exemples:

o Liste de tous les faits connus sur le sujet.

o Ne pas oublier d'identifier le niveau de la prise de décision la capacité de ce groupe est
autorisé.

o accord - Prévoyez du temps pour chaque participant d'examiner les faits communs que vous venez de
présenté, en revue les objectifs de cette réunion ainsi que la liste des façons d'obtenir
hors piste. Il est tout aussi important d'identifier ce que le groupe ne va pas se faire
au cours de cette rencontre d'identifier ce qu'ils vont accomplir. Demandez s'il ya une
modifications, des ajouts ou suppressions de faits communs. Puis demandez-leur s'ils sont prêts à
procéder à des objectifs de la réunion d'aujourd'hui. Attendez commentaire. Si vous n'avez pas
commentaire, de l'état que vous aller de l'avant par un consensus général. Apporter l'
groupe à un consensus continue est une importante ligne directrice. Il est beaucoup mieux de travailler
par consensus général que de voter sur les questions. Faire cet objectif de poursuivre votre.

Autoriser pour ce point à couler po Amener le groupe à une mise au point est crucial pour la construction
l'équipe. Consensus ne signifie pas que tout le monde est toujours d'accord sur chaque point.
Pouvoir individuel doit céder le pas aux besoins du groupe. Le processus s'appuie l'équipe. Œil
contact est essentiel ici, ainsi que d'une pause pour la possibilité de commenter. Une fois que le
facilitateur a déterminé qu'il existe un consensus général, l'état du fait, en regardant
tout le monde. Dire que, en raison du consensus général, le groupe peut aller de l'avant.
A la fin de la session, demander de nouveau s'il ya des exceptions. N'y en a pas, ou
après avoir adressé des observations, demander au groupe de garder la foi avec l'équipe en ne
parler à l'encontre des actions du groupe une fois en dehors du groupe.

Processus renforce la confiance d'équipe.

o Prioriser-Allez droit à la première question à résoudre ou à la première question à poser. Voici
où l'animateur gagne son garde! Dans la planification de la réunion, demander d'abord ce que
le résultat final devrait être. (La question à se poser dans la planification: «Que faites-vous
voulez repartir avec à la fin de la session? ") Planifier la réunion en abordant
les objectifs de cette réunion, en gardant à l'esprit la grande image - l'objectif global de
l'équipe. Par conséquent, gardez-il gérable en explorant des façons de régler le problème ou
question.

Exemple:

o Définir des objectifs précis et mesurables

Bad o - Agrandir la chorale

Bon o - 5 façons d'augmenter le nombre dans le chœur de 15% en 3 mois

o répondre à l'objectif en ayant le groupe répondre à une question

o Les méthodes pour avoir clameurs des gens à la caisse de notre chorale

o raisons les gens pourraient être intéressés dans le chœur

o changements possibles nécessaires pour attirer les gens à la chorale

o Trier les idées; choisir le meilleur 5 (ou plus),

o Utiliser des points collants (étiquettes de prix) pour les participants de «voter» pour leurs meilleurs choix

o Utiliser les marqueurs de "point" idées favorites

o Utiliser une matrice (coût par rapport à la difficulté ou le temps par rapport à l'importance)

Focus - Cela pourrait être "FOCUS, Focus, Focus." L'animateur est en charge de la
maintenir le groupe sur la bonne voie. Si vous avez écrit les objectifs et les hors-limites éléments, puis
il pourrait être aussi simple que pointant vers ces listes lorsque les choses commencent à sortir-de-
la main. Adresse conversations parallèles et les commentaires pertinents à mesure qu'ils surviennent.

UTILE
ASTUCE: Achat de petites cloches et donner à chaque membre de l'équipe l'un d'eux avec le
instruction d'utiliser la cloche si le groupe commence à violer toutes les règles. La plupart des
au moment où le groupe lui-même la police. Maintenir le groupe excité par variation de la
de routine.

Exemples:

o Diviser en groupes de 3 ou 4 personnes.

o Demandez à chaque groupe ramener 3 solutions et de présenter à l'équipe.

o Mettre une limite de temps sur de petits groupes (1 minute par l'idée prévu.)

o Après une longue période, ont stand de tout le monde, l'étirement, et changent de place.

Formaliser - Lorsque vous avez terminé avec un remue-méninges et de réglage fin, déplacez le
cartes dans un certain ordre ou de priorité. Calculez une norme de mesure
(Coût, temps, difficulté, etc) pour juger les idées. Vous pouvez acheter des autocollants de prix en couleurs
et laisser chaque personne de les utiliser pour voter en faveur de son choix.

Un autocollant pour chaque dix idées - ce choix des forces pour les meilleures idées, et ensuite le
le groupe énergétique devient clair pour tout le monde. Les mauvaises idées ou radicale ne reçoivent pas de voix, de sorte
il devient clair pour tous que ce sont des idées de moindre valeur. Après ce processus de
le tri des idées, vous devriez avoir l'étoffe d'un plan.

Exemple:

Plan d'action o

o Plan de communication

o Prochaines étapes dans le processus de

o une matrice d'options

o Un plan pour la réconciliation

o Et plus

Votre avis - Donner du temps pour le groupe de s'asseoir et de regarder par-dessus ce qu'ils ont fait,
faire en sorte que tout cela fait sens et est pratique. Attribuer la responsabilité pour tout
points d'action ou de communication, et programmer des la prochaine session. Voici une bonne
possibilité pour chaque personne à prendre un tour à faire un commentaire au sujet de 30 secondes
ce qu'ils ont vécu lors de la session. Cela peut s'avérer très utile, et
unira le groupe qui se déplacent à leur prochain événement.

o Suivi - Soyez sûr de vérifier sur tous les points délégués avant la prochaine session.
La délégation ne signifie pas que vous pouvez l'oublier. Cela signifie que vous n'avez pas à le faire,
si vous avez le temps de vérifier sur cet instrument et aider, le cas échéant. Assurez-vous d'envoyer le
des notes de réunion et à suivre avec tous les autres engagements de la session.

o Célébrer - Lorsque les objectifs sont avec succès rencontré, prenez le temps de célébrer.
Cela ajoute l'élan et donne la croyance dans le processus pour de futurs projets. Rappelez-vous,
vous êtes une équipe!

Il ya de multiples avantages de la gestion d'une réunion de cette manière. Il doit y avoir
une récompense majeure depuis tant de préparation doit entrer dans le processus de décision
réussie. Après tout, ne nous voulons faire le meilleur usage de chaque jour que Dieu a donné
nous?

Avantages de l'exécution d'une réunion avec la facilitation neutre:

o Crée bâtiment d'équipe positif et le collage

o Construire la confiance par le processus de consensus

o Donne la propriété équipe commune dans les objectifs

o Fournit un environnement de communication en toute sécurité (idées d'attaque, pas des gens)

o Le processus de fixation d'objectifs renforce les caractéristiques synergiques de l'équipe

o Favorise la compréhension des points de vue contrastés

o Permet aux l'équipe à répondre dans les paramètres préréglés

o fait bouger les choses

Types de projets de facilitation et résultats:

o planification à long terme = Long terme Objectifs

o Équipe du projet Plan d'action =

o Budget du bâtiment = Un budget que nous adhérons à

o l'évaluation des ressources = Planification de l'avenir que nous croyons précieux

o Calendrier de planification = un calendrier d'équipe

Résolution des conflits o / Problem Solving Consensus =

Réunions en tant que processus de transformation

Le chef de file, dans ce cas, le facilitateur, contrôle le processus et le groupe fournit
le CONTENU. Planifier la réunion.

Remarque: la feuille de conception facilitation téléchargeable à http://www.hughballou.com