Groupware: Le Triple Threat of Technology Collaboration document

Collaboration document a fait à pas de géant depuis l'explosion de la révolution technologique. Dans n'importe quelle époque d'affaires, la nécessité de collaborer demeure une constante. Ce qui varie, c'est la capacité de la technologie pour suivre les demandes des collaborateurs. Groupware a relevé le défi en proposant des solutions qui simplifient le processus de rédaction - le suivi des documents, le tri, et même la fusion des documents, essentiellement de répondre à la qui, quoi, quand, où et comment la collaboration.

Même au sein de la famille de solutions de groupware, les nouvelles technologies sont disponibles pour prendre collaboration sur des documents à un niveau supérieur. Depuis toute la technologie groupware n'est pas créés égaux, il est important de rechercher avec soin. Des millions de pages indexées de votre moteur de recherche préféré devenir le groupware un chaque entreprise est à la recherche lors de la recherche à travers les nouvelles technologies disponibles dans groupware.

La technologie de fil de Digital, Historique des versions, et les services signature du document de former un nouveau «triple menace» en matière de technologie de collaboration documentaire. Il s'agit d'un gain de temps, un économiseur d'énergie, et un économiseur d'argent.

Dans les efforts des entreprises pour préserver la ligne du bas, une gestion efficace et d'enregistrement complète maintien est primordial.

Prenons l'exemple suivant:

Les négociations pour un contrat entre la société A et la société B sont en cours depuis des mois, avec C cabinet d'avocats que l'auteur et médiateur du contrat. Trois représentants de A et B ont été le cadre d'un comité de rédaction avec un partenaire de C, ce qui rend un comité de sept ans, chacun avec divers dossiers électroniques de par les lois, les budgets, les minutes et les mémos. La date limite pour le projet final du contrat arrive à échéance dans quelques semaines.

Ce pourrait être une histoire de créer soi-même sans fin, et vous verrez deux fins alternatives.

Première fin: Le comité dispose d'un tas de semi-organisé de différentes versions de fichiers répartis sur sept disques durs séparés, avec de nombreuses copies des projets envoyés par e-mail aux autres membres du comité. Le rapport est presque prêt à être fusionné, mais, comme les membres du comité en revue les documents sur leurs disques et les comptes e-mails qu'ils réalisent qu'ils ne savent pas qui a fait certains changements, dont les projets sont à fusionner, lorsque chacune des modifications ont été apportées, où les projets sont stockés, et comment ils vont fusionner les modifications tout au cours du mois restants jusqu'à la date limite.

Deuxième fin: Le comité dispose d'un tas de semi-organisé de différentes versions de fichiers répartis sur sept disques durs distincts, avec des copies des projets envoyés par e-mail aux autres membres du comité. Le rapport est presque prêt à être fusionné. Tout au long du processus de négociation et de rédaction, cabinet d'avocats C a eu la technologie de fil de Digital insertion de données de suivi dans le document à chaque que le comité a travaillé sur. Parce que tous les documents ont été suivis, même si d'autres membres du comité peuvent ne pas être fil de Digital, le représentant de C cabinet d'avocats peut voir la généalogie de chaque document et de son qui, quoi, quand, et où, avec historique des versions. Représentant C dispose d'une documentation impeccable parce que chaque fois qu'elle voit une signature du document au bas de la première page du document en lui disant quel projet elle a ouvert, lorsque les dernières modifications ont été apportées, où il est stocké, et qui a pris des mesures à ce sujet.

Représentant C fusionne les documents sans perturber l'ordre des modifications suggérées, finalise le document, revérifie la version finale avec les deux parties, et a encore le temps avant que le contrat est due.

Ceci est bien sûr une histoire à faire semblant, ou est-ce?...